กำหนดการ

วันที่ 18 มิถุนายน 2564

ดำเนินการหนังสือส่ง (พ.ค. 64-เม.ย.65)

สถานที่ อาคารอัสสัมชัญ(ห้องธุรการ)

เวลา กิจกรรม สถานที่
-
Save to Word
• ผู้เข้าร่วมกิจกรรม 0 คน
• แผนผังสูจิบัตรและเอกสารเพิ่มเติม
  - ส่ง พ.ค.64 ในs.docx

• หน้าที่มอบหมายที่เกี่ยวข้อง
• คำสั่งแต่งตั้ง

ขั้นตอน : 6.3 งานสารบรรณ

6.3.1 การดำเนินการหนังสือรับ
- ศึกษา และวางแผนการปฏิบัติตามขั้นตอนของงาน สารบรรณโรงเรียน
- ดำเนินการคัดแยกหนังสือรับ
- ดำเนินการ SCAN หนังสือรับ และจัดเป็นเรื่องๆ พร้อมบันทึกในระบบจดหมายเข้าทาง E-Office เสนอไปยังผู้อำนวยการโรงเรียนเพื่อเกษียนหนังสือ
- กรณีหนังสือรับที่เป็นเรื่องด่วนมีระยะเวลาของการดำเนินการสั้น ประสานไปยังฝ่ายที่รับผิดชอบเพื่อพิจารณาดำเนินการล่วงหน้า
- นำหนังสือรับต้นฉบับทั้งหมด เก็บเข้าแฟ้มตามดัชนีการจัดเก็บ (จัดเก็บหนังสือต้นฉบับทั้งหมดเข้าแฟ้มหนังสือรับ การจัดเก็บหนังสือให้จัดเรียงตามเลขที่ทะเบียนรับ โดยให้เลขทะเบียนรับปัจจุบันอยู่ด้านบนสุด (จัดเก็บตามปีปฏิทิน)
- ประเมินผลการดำเนินการ และนำผลการประเมินวางแผนพัฒนาต่อไป

6.3.2 การดำเนินการเอกสารหนังสือส่งของโรงเรียน
- ศึกษา และวางแผนการปฏิบัติตามขั้นตอนของงานสารบรรณโรงเรียน

- หนังสือที่พิมพ์จากฝ่ายต่าง ๆ ฝ่ายวิชาการ ฝ่ายกิจการนักเรียน ฝ่ายบริหารทั่วไป และฝ่ายสำนักผู้อำนวยการ   

- ตรวจสอบความถูกต้องของหนังสือ  หากมีการแก้ไขส่งกลับให้เจ้าของเรื่องที่ส่งเพื่อนำไปแก้ไขให้ถูกต้อง
- หากถูกต้องแล้วนำเข้าแฟ้มเสนอผู้อำนวยการ ถ้าผู้อำนวยการ ไม่ลงนามอนุมัติจะส่งหนังสือกลับไปให้เจ้าของเรื่องเพื่อรายงานข้อมูลเพิ่มเติม
ถ้ามี)
6.4.5เมื่อผู้อำนวยการลงนามหนังสือส่งเรียบร้อยแล้ว จะดำเนินการออกเลขทะเบียนหนังสือส่ง โดยบันทึกรายละเอียดลงในทะเบียนหนังสือส่ง
- Scan หนังสือส่ง และดำเนินการจัดเก็บเป็นไฟล์ เพื่อบันทึกเข้าระบบE-office ระบบการจัดเก็บเอกสารของโรงเรียน
- ประเมินผลการดำเนินการ และนำผลการประเมินวางแผนพัฒนาต่อไป

6.3.3 การดำเนินการร่างและจัดพิมพ์จดหมาย
- ศึกษาวางแผน การร่างและการจัดพิมพ์จดหมาย
- ดำเนินการร่าง และจัดพิมพ์จดหมายให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ ที่มาติดต่อ
- ส่งเอกสารที่จัดพิมพ์ให้แก่หน่วยงานที่มาติดต่อ หรือตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนนำเอกสารเข้าแฟ้มเพื่อนำเสนอให้ผู้อำนวยการ
   ลงนาม

- จัดเก็บรายละเอียดของการจัดพิมพ์จดหมาย ให้แก่หน่วยงานต่าง ๆ

ประเมินผลการดำเนินการและนำผลการการดำเนินงานวางแผนพัฒนาต่อไป
6.3.4 การดำเนินการเอกสารคำสั่ง,ประกาศของโรงเรียนและของมูลนิธิฯ
- ศึกษา และวางแผนการปฏิบัติตามขั้นตอนของงานสารบรรณโรงเรียน
- ดำเนินการสั่งพิมพ์คำสั่งออกจากระบบที่ได้รับการอนุมัติในรายการอนุมัติคำสั่งโรงเรียน และตรวจสอบความถูกต้องของคำสั่งโรงเรียน
- หากถูกต้องนำเข้าแฟ้มเสนอผู้อำนวยการ เพื่อลงนาม
- หากได้รับการลงนามเรียบร้อยแล้ว จะออกเลขที่คำสั่ง พร้อมบันทึกในทะเบียนคำสั่ง
- นำคำสั่งบันทึกในระบบ E-office                                     
- ดำเนินการจัดเก็บคำสั่ง
- ประเมินผลการดำเนินการ และนำผลการประเมินวางแผนพัฒนาต่อไป

6.3.5 ดำเนินการจัดพิมพ์ซองและจัดส่งหนังสือ                                
- ศึกษา วางแผนการจัดพิมพ์ซอง และการจัดส่งหนังสือ                          
- ดำเนินการจัดพิมพ์ชื่อ หรือตำแหน่งที่อยู่ของผู้รับลงบนหน้าซองจดหมายของโรงเรียน                       
- ตรวจเช็คชื่อที่อยู่ของผู้รับเอกสาร ชื่อของเอกสารจดหมายสำหรับส่งไปยังผู้รับหนังสือ
- ดำเนินการจัดส่งโดยพิจารณาถึงความเร่งด่วนโดยสอบถามเจ้าของเรื่องและจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์

- บันทึกจัดเก็บรายละเอียดของการจัดส่งเอกสาร
-ประเมิ
นผลการดำเนินการและนำผลการประเมินวางแผนพัฒนาต่อไป
6.3.6 การดำเนินการคัดแยกจดหมายและเอกสารส่งฝ่ายต่าง ๆ
- ศึกษา และวางแผนการคัดแยกจดหมาย/การนำส่งจดหมาย และเอกสารระหว่างฝ่ายต่าง ๆ           
- ดำเนินการคัดแยกประเภทของจดหมายที่ส่งมาทางไปรษณีย์/ดำเนินการคัดแยก และตรวจเช็คเอกสารที่มากับจดหมายเข้าจากการเกษียนหนังสือไปยัง
ฝ่ายต่าง ๆ
- นำจดหมาย และเอกสารที่มากับจดหมายเข้า ไปยังฝ่ายต่าง ๆ
- จัดเก็บรายละเอียดของการนำส่งจดหมาย และเอกสารระหว่างฝ่ายต่าง ๆ                                           
- ประเมินผลการดำเนินการ และนำผลการประเมินวางแผนพัฒนาต่อไป

6.3.7 การดำเนินการบันทึกการประชุมและจัดทำรายงานการประชุมของกลุ่มงานธุรการ                                  
- รับคำสั่งเรื่องการประชุมของกลุ่มงานธุรการ
- ศึกษา และวางแผนวิธีการสำหรับการบันทึกรายงานการประชุม                    
- ดำเนินการจัดทำบันทึกข้อความ เพื่อเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุมฯ
- เข้าร่วมการประชุมฯ พร้อมบันทึกการประชุมฯ ในแต่ละครั้ง             
- สรุปรายงานการประชุมฯส่งหัวหน้ากลุ่มงานธุรการและผู้ที่เกี่ยวข้อง ส่งทางระบบ E-Office
- ดำเนินการจัดเก็บรายงานการประชุมฯ กลุ่มงานธุรการ
- ประเมินผลการดำเนินการ และนำผลการประเมินวางแผนพัฒนาต่อไป

6.3.8 การประสานโทรศัพท์ภายนอกที่ติดต่อมายังหน่วยงานภายใน         
- ศึกษาและวางแผนวิธีการสำหรับการให้บริการบุคคลภายนอกที่โทรศัพท์ติดต่อมายังโรงเรียน
- รับข้อซักถามจากผู้โทรศัพท์มาติดต่อ
- บริการตอบข้อซักถามและหรือประสานตอบข้อซักถามตามข้อมูลที่ได้รับจากบุคคล และ/หรือหน่วยงานภายในที่แจ้งไว้
- กรณีไม่สามารถตอบข้อซักถามในขณะนั้น และ/หรือไม่สามารถติดต่อผู้เกี่ยวข้องได้ขอชื่อ-สกุลเบอร์โทรศัพท์ผู้ที่ติดต่อไว้ และโทรแจ้งกลับใน
ภายหลัง
- ประเมินผล และนำผลที่ได้ไปวางแผนเพื่อพัฒนาการให้บริการในปีการศึกษาต่อไป

6.3.9 การให้บริการการใช้เครื่องโทรสาร
- ศึกษา และวางแผนวิธีการสำหรับการให้บริการการใช้เครื่องโทรสาร
- เตรียมอุปกรณ์ในการให้บริการการใช้เครื่องโทรสาร
- ให้บริการแก่ครู บุคลากรในการใช้เครื่องโทรสาร
- ทำการบันทึกข้อมูลในการให้บริการการใช้เครื่องโทรสาร
- ประเมินผล และนำผลที่ได้ไปวางแผนเพื่อพัฒนาการให้บริการในปีการศึกษาต่อไป

รายการกำหนดการของขั้นตอน

6.3 งานสารบรรณ
- 6.3 งานสารบรรณ (วันที่ 3 พ.ค. 2564)
- ดำเนินการหนังสือรับ (พ.ค.64 - เม.ย. 65) (วันที่ 18 มิ.ย. 2564)
- ดำเนินการหนังสือส่ง (พ.ค. 64-เม.ย.65) (วันที่ 18 มิ.ย. 2564)
- ดำเนินการพิมพ์ร่างจดหมายตามงานที่ได้รับมอบหมาย (พ.ค. 64-เม.ย.65) (วันที่ 18 มิ.ย. 2564)
- คำสั่ง/ ประกาศโรงเรียนอัสสัมชัญลำปาง (พ.ค.64 - เม.ย. 65) (วันที่ 18 มิ.ย. 2564)
- 6.3 งานสารบรรณ (วันที่ 30 เม.ย. 2565)

แผนงาน : บริหารและบริการด้านงานธุรการให้เป็นตามเกณฑ์มาตรฐานและแผนพัฒนาคุณภาพของโรงเรียน

โครงการ :


หน่วยงาน : งานธุรการ


ผู้รับผิดชอบ : pic

ผู้บันทึก : pic


  
Keep